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各部門、單位,廣大畢業生:
為更好地為廣大往屆畢業生提供檔案服務,扎實踐行 “學黨史、悟思想、辦實事、開新局”的要求,學校把“往屆畢業生補辦檔案材料”列為黨史學習教育“我為師生辦實事”的重要事項之一。根據《中南林業科技大學學生檔案管理辦法》(中南林發﹝2017﹞163號),結合辦理中遇到的實際問題,進一步明確往屆畢業生補辦檔案材料的原則、流程和要求?,F將有關事宜通知如下:
一、辦理原則
堅持真實性、完整性、安全性、規范性原則,及時辦理往屆畢業生檔案缺失材料。
二、辦理時間和要求
每個工作日上班時間均可辦理,辦理實行“部門首問責任制”,一般要求在7個工作日內辦結(每周五下午檔案館不對外開放)。
三、辦理流程
根據往屆畢業生補辦檔案缺失材料的需求,按需要補辦材料的性質,分為黨員材料、團員材料、入學登記表、研究生錄取登記表/錄取花名冊、學籍卡、學位授予材料、畢業生登記表、學生成績表/錄取審批表、就業報到證等9個類別,分別由相關職能部門辦理。具體流程和相關部門聯系方式詳見附件。
四、辦理須知
1.辦理相關檔案證明材料時,須出示本人身份證件。
2.身在外地不能來校的畢業生,可委托他人代為辦理。委托他人辦理者,要提供委托人出具的委托書、委托人學歷證書復印件、身份證復印件;委托書要寫清楚具體委托辦理事宜和委托人的相關信息(就讀年限、專業、班級、學號、生源地等)。代辦人須攜帶本人身份證件。
3.上述事項適用于學校全日制普通大中專生、碩士研究生和博士研究生(含同等學力生)的檔案材料補辦;高等學歷繼續教育(函授、自考)畢業生的有關問題請咨詢繼續教育學院,聯系人:王老師,聯系電話0731-85623356。其他不明事宜,請聯系學校黨政辦或校友辦。黨政辦聯系電話:0731-85623096,校友辦聯系電話:0731-85623090。
附件:1.往屆畢業生補辦檔案材料流程
2. 往屆畢業生補辦檔案材料聯系電話一覽表
中南林業科技大學
2021年5月31日
附件1
往屆畢業生補辦檔案材料流程
(一)黨員材料
由學校各基層黨委、黨總支負責承辦,組織部指導辦理。具體流程如下:
1.本人提出申請,聯系原就讀學院基層黨組織。
2.黨員材料缺失的,按發展時目錄要求補辦相關材料。
3.黨員檔案遺失的,只能補辦黨員身份證明相關材料。
(二)團員材料
由學校團委負責承辦,具體流程如下:
(1)需要補辦團員證或入團志愿書的畢業生以學院為單位填寫《團員證/入團志愿書補辦登記表》,上交所在學院團委加蓋公章,并由學院團委安排專人在智慧團建系統中核實學生團員檔案,確定其團員身份。
(2)核實畢業生團員身份后,各學院需將《團員證/入團志愿書補辦登記表》交至校團委。核查無誤后,領取本學院相應數量團員證或入團志愿書進行信息填寫,填寫完畢后將相關材料交校團委集中蓋章。
(3)若團員入團單位不在中南林業科技大學,需回原入團單位補辦入團志愿書。
(三)入學登記表
由學校教務處負責承辦,具體流程如下:
該表原則上不予補辦,但可根據核實情況,在教務處學籍科(崇德樓505)填寫“關于《中南林業科技大學新生入學登記表》的情況說明”,經學籍科核實該生個人信息后到黨政辦(崇德樓1004)蓋章。
(四)研究生錄取登記表/錄取花名冊
由學校研招辦負責承辦,具體流程如下:
先復印畢業生錄取花名冊(致遠樓310),再加蓋研究生招生辦公章(致遠樓302)。
(五)學籍卡
由學校教務處負責承辦,具體流程如下:
2005屆以前的普通本??飘厴I生(含2005屆)可在學校檔案館復印學籍卡;2006屆以后畢業的學生可到教務處學籍科(崇德樓505)填寫《中南林業科技大學學籍卡》,經學籍科核實后到黨政辦(崇德樓1004)蓋章。
(六)學位授予材料
由學校教務處和學位辦分別負責承辦,具體流程如下:
1.我校普通本科畢業生可憑學位證復印件(99屆之前的普通本科畢業生(含1999屆)還需在檔案館復印學位證書發放表)到教務處學籍科(崇德樓505)開具學位授予證明。
2.研究生答辯決議書和學位授予決議書,如在校檔案館未能查詢到原件,請先提供當年在校期間相關學習證明材料,如(培養計劃,成績單,開題報告、畢業證書,學位證書等),再由校學位評定委員會辦公室據實開具相關證明(致遠樓309)。
(七)畢業生登記表
由學校學工部和研工部分別負責承辦,具體流程如下:
1.對于本??飘厴I生,學工部向申請人解釋畢業生登記表原則上不予補辦的緣由(對于2001年以前畢業的學生);學工部根據相關材料給予相應證明(致用樓403);申請人領取證明后到學校辦公室蓋章(崇德樓1004)。
2.對于畢業研究生,到研工部領取畢業研究生登記表(致遠樓307);畢業生本人根據畢業時間據實填寫個人基本信息、自我鑒定、獎懲信息等內容;指導教師、培養學院依次據實填寫畢業鑒定;申請加蓋學校公章(崇德樓1004)。
(八)學生成績表、錄取審批表
由學校檔案館負責承辦,具體流程如下:
1.辦理查檔登記手續(東園圖書館8樓)。
2.檔案館可查詢歷年錄取名冊、2001級(含)以前畢業生的學籍卡(2002級及以后的畢業生學籍卡查詢請聯系教學處)、歷屆畢業生的大學中文成績復印件(不含成教)。經查閱核實后,復印相關材料后加蓋檔案專用章。
(九)就業報到證
由學校招就處和研工部分別負責承辦,具體流程如下:
1.2000年前(含)畢業的辦理流程
此類情況只能到校現場辦理,需提供以下材料:畢業證書原件和身份證原件;錄取審批表(錄取名冊)復印件、就業方案表(分配名冊)復印件和學校的證明;當年派遣的工作單位的證明;原證作廢登報聲明。
省就業指導中心在畢業學校出具的證明上簽署“情況屬實”并加蓋公章,不另外出具遺失證明。
2.2000年后畢業的辦理流程
申請人需根據《就業報到證》實際簽發信息填寫《湖南省普通高校本??飘厴I生和畢業研究生就業報到證遺失補辦申請表》(學校就業信息網主頁“辦事指南”-“常用下載”欄目下載),可線上辦理或線下辦理。
(1)線上辦理。畢業生在湖南政務服務網“省內普通高等學校畢業生《就業報到證》辦理服務”中上傳畢業證書、身份證及相關材料掃描件,學校網上初審通過后,由省就業指導中心辦理,結果郵寄。省就業指導中心辦事大廳聯系電話:0731-82116082。
(2)線下辦理。本??飘厴I生、畢業研究生憑畢業證和《遺失補辦申請表》(需檔案保管單位蓋章),分別到學校招生就業處、研工部開具介紹信后到省就業指導中心現場辦理。
3.聯系電話:0731-85623092 ,沈老師(本??飘厴I生);0731-85623979 ,黃老師(畢業研究生)。
附件2
往屆畢業生補辦檔案材料聯系電話一覽表
序號 | 缺失材料名稱 | 負責部門 | 聯系電話 | 聯系人 | 備注 |
1 | 黨員材料 | 組織部 | 0731-85623161 | 王老師 |
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2 | 團員材料 | 團委 | 0731-85620025 | 袁老師 |
|
3 | 入學登記表 (含本??粕?,原林校中專生等) | 教務處 | 0731-85623134 | 彭老師 | 該表原則上不予補辦,可根據核實情況,出具證明 |
4 | 研究生錄取登記表/錄取花名冊 | 研招辦 | 0731-85623266 | 張老師 | 錄取登記表如無電子檔案,則復印錄取花名冊并加蓋研招辦公章 |
5 | 學籍卡 | 檔案館 教務處 | 0731-85623095 0731-85623134 | 諶老師 鄒老師 彭老師 | 可到檔案館復印補辦;如檔案館缺失,可到教務處核實后補辦 |
6
| 學位授予材料
| 教務處 | 0731-85623134 | 彭老師 | 本專科生 |
學位辦 | 0731-85623143 | 郭老師 | 研究生 | ||
7
| 畢業生登記表
| 學工部 | 0731-85623033 | 陳老師 | 本科生 |
研工部 | 0731-85623979 | 劉老師 | 研究生 | ||
8 | 學生成績表、錄取名冊、畢業名單和學位授予名單等 | 檔案館 | 0731-85623095 | 諶老師 鄒老師 |
|
9
| 就業報到證
| 招生就業處 | 0731-85623092 | 沈老師 | 本??粕?/span> |
研工部 | 0731-85623979 | 黃老師 | 研究生 |
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